藤田社会保険労務士事務所さま
藤田社会保険労務士事務所 藤田 拓也さま
Q. デジタルドルフィンズ導入前に困っていたことは何ですか？
書類が多すぎて、整理が追い付かないことですね。ファイリングするのにも、探すのにも、時間がかかっていました。
Q. どんな書類をデジタルドルフィンズに登録されていますか？
お客さんから預かった手続きに関する書類、それと行政の方から帰ってきた公文書ですね。ハローワークとか社会保険とか、そういった公文書関係はすべて登録していってます。それと賃金台帳とか出勤関係ですね。毎月預かっていて1か月で何百枚にもなって棚のスペースがなくなってましたので、それを電子化できるのはすごくいいですね。
担当者不在時も、迅速な対応が可能に
Q. デジタルドルフィンズによって、業務にどんな変化がありましたか？
導入前に比べて、ストレスが減りましたね。
今までは、仕事だけ先に進めていって、書類の管理はどうしても後回しになって溜まってしまうことが多かったんです。今では仕事が終わるたびに1つ1つ入れていますので、そこで書類が綺麗に整理されますよね。うちは入力する項目も多くないし操作も難しくないので、簡単にミスなく入れられます。
1時間短縮
例えば、今までであれば給与計算するときに住民税の金額チェックの作業を、毎回キャビネットに行って書類を出してきて、それでチェックしてたんですね。今では、給与計算ソフトを使いながら、同じパソコン上でデジタルドルフィンズで書類をサッと呼び出せるので、その辺の時間短縮はすごいですね。
また、色々な企業の書類を預かっているので、以前は「あれ、今年は貰っていないな」「どこかにしまったかな」ということがたまにあったんですよ。今では預かったら必ずデジタルドルフィンズに入れるようにしていますので、デジタルドルフィンズに入ってないものはまだ預かってない、とすぐわかりますね。
2担当者不在時の対応
紙の状態で担当者のキャビネットに書類を入れていると、担当者が休んでいるときにどこに置いたかわからなくなる。お客さんから電話がかかってきたら僕が対応しないといけない。デジタルドルフィンズに入っている書類に関しては、やっぱりレスポンスがすごく速くなりますね。そして、速かったらお客さんの反応も良いんですよ。
紙の状態で置いていると、お客さんからの電話に対応するのはかなり整理の力の高い人でも大変じゃないですかね。
3コピー代の削減
それと、書類のコピーを取るのは減りましたね。スキャンしてデジタルドルフィンズに入れますので。
例えば賃金台帳は、自分のところで計算していない場合は必ず預かってくるんですが、現物は返さないといけないので、従来は書類のコピーを取ってファイリングしていました。今ではコピーせずにそのままスキャンしてデジタルドルフィンズに入れています。紙代はかかるし書類は増えるしで困っていたのが、すっきりしましたね。スキャンだとカウンター料金もかかりませんからね。
少人数の事務所でも、効果を発揮
Q. 社労士事務所は少人数のところが多いと思いますが、小規模な事務所でも文書管理システムを導入する効果はありますか？
それはね、人件費に比べたら安いものですよ。紙の書類を全部ファイルに綴じて、そこから手でめくって探して……という従来のやり方をしていると、お客さんが増えるにつれて人手が必要になって、人件費を増やさないといけなくなる。 デジタルドルフィンズがあれば、お客さんが増えても、書類が増えても、迅速に対応していけると思いますね。
